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Entenda como é possível regularizar uma empresa

A regularização de uma empresa vai muito além de seu processo de abertura, no qual são obtidos os registros e cadastros necessários para o seu funcionamento, de acordo com o porte e atividade-fim escolhidos. Estas etapas são apenas o primeiro passo para que ela possa estar formalizada e pronta para iniciar suas operações perante o fisco.

Com suas atividades iniciadas, a empresa passa a ter outras tarefas a serem executadas. É necessário, por exemplo, manter em dia seus registros contábeis, pagamento de impostos, entrega das obrigações acessórias, entre outras atribuições.

Mas há algumas dicas e esclarecimentos sobre partes específicas deste processo que podem ajudar aqueles que deixaram algo passar.

Empresa inativa x Empresa sem movimento

Atualmente não é difícil que os contadores escutem de seus clientes, principalmente no caso deles estarem voltando a operar com suas empresas ou até mesmo pensando em encerrá-las definitivamente, que, durante o período anterior à responsabilidade que você está assumindo, a empresa esteve “inativa” ou “sem movimento” e não existe qualquer informação contábil deste tempo.

Porém, é necessário entender e principalmente diferenciar os termos “Empresa Inativa” e “Empresa sem Movimento”. Só assim é possível definir em qual situação sua empresa se encontra. E, por consequência, quais providências deve-se tomar em relação a isso.

Empresa Inativa

A Receita Federal define como uma empresa inativa aquela que não realiza nenhum tipo de atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira. Ou seja, para tal característica a pessoa jurídica no ano-calendário não pode ter realizado nenhuma movimentação financeira, envolvendo pagamento de fornecedores, recebimento de duplicatas, aplicações no mercado financeiro, além de não ter dito faturamento em nenhum mês.

A única hipótese em que pode ocorrer e que a mesma continue com esta situação é o pagamento de multas e/ou tributos relativos aos anos anteriores.

Empresa sem movimento

Já uma empresa sem movimento, dentro do ano-calendário, pode ter tido movimentações durante alguns meses, e em outros não.

É comum que os empresários confundam uma empresa sem movimento com o fato de não ter faturado naquele determinado mês. Porém é válido ressaltar que esta associação não é correta. Se neste mesmo mês sem faturamento, ocorrerem movimentações pertinentes ao mesmo ano-calendário, como pagamentos de impostos, fornecedores, recebimento de duplicatas e, caso ela tenha conta bancária jurídica, as despesas bancárias e aplicações financeiras automáticas, esses eventos caracterizam movimentações financeiras na empresa. Isso demonstra que naquele mês a empresa apenas não auferiu receitas, como também operou outras atividades financeiras.

A única hipótese em que pode ocorrer e que a mesma continue com esta situação é o pagamento de multas e/ou tributos relativos aos anos anteriores.

Registros Contábeis

A primeira coisa que devemos esclarecer é sobre a obrigatoriedade dos registros contábeis. Pois é comum surgirem dúvidas sobre essa questão. Principalmente pelo costume de associar esse procedimento com o porte da empresa e o regime tributário.

Em resumo, os registros contábeis devem ocorrer para que os Relatórios Contábeis levantados anualmente possam refletir a situação financeira que a empresa se encontra, através da escrituração contábil dos eventos econômicos ocorridos, expondo ao sócio os saldos que compõem os direitos e obrigações da entidade.

É imprescindível que tal evento aconteça independentemente da movimentação financeira ocorrida no ano-calendário Seja a empresa caracterizada como sem movimento, inativa, e com suas movimentações ativas, pois as informações expostas por esses documentos são utilizadas na entrega de obrigações acessórias que cada vez mais necessitam desses dados para sua composição.

Obrigações Acessórias

Além de formalizar as receitas obtidas pela empresa por meio da emissão de notas fiscais e realizar a apuração mensal dos impostos, bem como seu pagamento, existem as obrigações acessórias pertinentes a cada regime tributário, sendo eles Simples Nacional e Lucro Presumido, que são os mais comuns para as pequenas empresas. E ainda aquelas para ambos os regimes, caso das obrigações acessórias do departamento pessoal e recursos humanos.

Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

No caso das empresas que não possuem colaboradores ou permaneceram inativas no ano-base, esta obrigação acessória denomina-se RAIS Negativa. Seu envio é anual, e sua finalidade é transmitir ao fisco a quantidade de empregados que a empresa possui. Desta forma, contribui para as estatísticas referentes ao mercado de trabalho brasileiro.

GFIP sem movimento

Trata-se da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social. É utilizada para repassar ao governo informações pertinentes ao recolhimento do FGTS e contribuições previdenciárias realizadas pela empresa.

No caso de empresas inativas ou sem colaboradores, a GFIP é entregue como sem movimento. E a transmissão ocorre sempre em janeiro, informando que não houve fato gerador para preenchimento da declaração. Com isso, a empresa será obrigada a enviar os dados apenas em janeiro do próximo ano-calendário, caso não ocorra nenhuma movimentação pertinente ao fato gerador dessa obrigação acessória.

Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)

Esta declaração é feita pela fonte pagadora. Seu objetivo principal é informar a Receita Federal as contribuições retidas na fonte. Principalmente de imposto de renda, dos rendimentos pagos aos seus beneficiários, e ainda as informações pertinentes a planos de assistência à saúde.

Simples Nacional

O erro mais comum ocorrido nas pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional, geralmente é a não entrega do PGDAS quando não ocorre faturamento. Este documento é transmitido ao fisco para que seja gerada a guia de pagamento unificada dos impostos, conhecida como DAS.

Lucro Presumido

As principais regularizações das empresas do Lucro Presumido são pertinentes às obrigações acessórias DCTF, ECD e ECF:

DCTF

A Declaração de Débitos Tributários Federais, conhecida como DCTF, é composta pelas informações dos impostos federais devidos e retidos, como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IR Retido, CSRF, entre outros.

ECD

A Escrituração Contábil Digital (ECD) refere-se ao envio dos relatórios contábeis da empresa. Alguns exemplos são Balanço Patrimonial, Balancete de Verificação, DRE, Livro Diário e Razão. Todos de forma digital.

ECF

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) substituiu a DIPJ a partir do ano-calendário de 2014. Sua obrigatoriedade abrange todas as pessoas jurídicas imunes e isentas optantes ao Lucro Presumido, Real e Arbitrado. Sua principal finalidade é transmitir as informações pertinentes aos impostos IRPJ e CSLL, confirmando seus valores devidos com a apuração ocorrida ao decorrer do ano calendário.

 

Fonte: Jornal Contábil
Publicado em 21/10/2019